Estrategias para ganar una sede

Ganar una sede para la realización de un evento o reunión de gran envergadura, implica un proceso y desarrollo de una buena estrategia.

Proceso con objetivo

Por ganar una sede debemos entender cual es el proceso mediante el que un destino presenta la candidatura para ganar un evento, dicho proceso debe llevarse a cabo mediante el desarrollo de una buena estrategia.

La palabra estrategia significa el arte de dirigir un conjunto de disposiciones para alcanzar un objetivo, en este caso el objetivo es ganar una Sede, y el conjunto de disposiciones son, de acuerdo a mi experiencia, las siguientes: prospectación, detección de eventos con potencial, entrevista con las partes, preparación de candidatura, competencia y
atención del evento.

La siguiente gráfica presenta el orden en que deben desarrollarse dichas acciones de la estrategia.

Prospectación Una adecuada prospectación es aquella en la que buscamos a los clientes potenciales, constituye por sí misma la materia prima con la que se inicia el proceso para ganar la sede de un evento. En esta etapa se conforma una base de datos lo suficientemente amplia como para tener constantemente prospectos de clientes. Los tipos de prospectos que debemos buscar son:

De ellos obtendremos probables clientes que a su vez pueden generar congresos, convenciones, foros, seminarios, conferencias, competencias deportivas y exposiciones, así como eventos de diversa índole.

Julio C. Valdés H.

Eventos con potencial

Una vez que tengamos la base de datos de prospectos que realizan eventos, debemos investigar qué tipo de eventos realizan para detectar eventos con potencial para nuestro destino. En esta etapa de la estrategia, revisamos cada evento que desarrollan las empresas, asociaciones u organismos que hemos investigado, para seleccionar aquellos que por sus características de giro, tamaño y requerimientos técnicos, es posible que nuestro destino pueda albergar.

Cualidades del destino

Sobre los eventos que hayamos detectado y seleccionado con potencial, debemos entrevistar a las partes. En esta etapa de la estrategia nos referimos a que debemos ubicar, sobre el evento seleccionado, al representante del sector o giro que reside en nuestro destino, y que sería a quien apoyaríamos para presentar la solicitud o candidatura del evento que hemos considerado con potencial. En esta fase nos apoyaremos del documento denominado Bidding Kit, que es el que reúne la mayor cantidad de información y respuestas a las posibles preguntas o necesidades que tenga un organizador de eventos sobre un destino. El Biddinng Kit nos sirve para informar al contacto local, de manera gráfica, impresa y audiovisual, sobre las bondades y facilidades que el destino que representamos ofrece para albergar el evento de su sector. Entrevistarnos con la parte local y obtener su visto bueno para buscar el evento es fundamental, ya que de muy poco serviría buscar el evento sin su apoyo.

En este apartado de las entrevistas y una vez que hayamos obtenido el visto bueno de la parte local, debemos investigar sobre las fechas de inscripción y presentación de la candidatura.

En ocasiones existe un documento denominado Solicitud de Propuestas (Request for Proposals – RFP), que reúne la información específica del evento, así como las necesidades de apoyo del destino que pretenda desarrollar el evento. De no existir este documento, debemos investigar mediante entrevistas con directivos de la asociación sobre este apartado.

Preparación de la candidatura

Viene ahora la etapa de preparación de la candidatura, y para su elaboración nos apoyamos en el Bidding Book, que es el documento que responde a las necesidades o requerimientos específicos que un destino debe cumplir para desarrollar el evento por el cual el mismo destino compite. Aquí reflejamos nuestra capacidad de documentar y de transmitir al tomador de decisión la superioridad de nuestra propuesta con relación a la de los competidores. En esta fase y a manera de resumen, se debe preparar una presentación en Power Point o Flash de no más de 5 minutos, acompañada en el mejor de los casos, de un video de no más de 5 minutos, que haga a los tomadores de decisión ver su evento en el destino.

Competencia y promoción

La última etapa de la estrategia es la competencia, y para ella recomendamos la preparación de la presentación, en la que usaremos el resumen mencionado en el párrafo anterior, que recomendamos que no sea mayor a 10 minutos. Para ello sugerimos además, que la presentación en la competencia la realice el representante de la Asociación, Empresa u Organismo del destino que postula, y, si el tiempo lo permite, lo acompañe un representante turístico del destino. Es importante también que quien realice la presentación tenga facilidad de palabra, que preferentemente domine el idioma en el que se realiza la presentación, que tenga una actitud promotora, con un conocimiento profundo del destino o sede, que conozca el tema del tema del evento y de ser necesario, que ensaye la presentación. Considero que seguir los 5 pasos detallados en esta estrategia, permitirá a aquéllos que lo hagan ganar un número mayor de evento para posteriormente, atenderlos en su destino.