Eventos de Negocios

El turismo de reuniones es un segmento del turismo de negocios que se ha desarrollado aceleradamente en los últimos años.

Se puede decir que ya es parte de una tendencia global que registró un crecimiento de 12.5% el año pasado. Por esta razón, algunos analistas estiman que este segmento crecerá en México a un ritmo de 5%, lo cual colocará a nuestro país directamente en el terreno de la competencia mundial.

Conforme se expande el segmento del turismo de reuniones, se ha observado que hay un mayor grado de especialización en todo el sector, lo que ocasiona que sea un medio cada vez más competido y sofisticado.

Según informes de la Organización Mundial del Turismo (OMT), uno de los rasgos más sobresalientes del turismo de reuniones es que tiene la capacidad de fomentar el crecimiento del turismo recreativo. Esto se traduce en ingresos adicionales, ya que aproximadamente el 40% de los turistas de reuniones suele regresar al mismo destino acompañado de sus familias o amigos.

Por todo lo anterior, los organizadores de congresos, ferias, viajes de incentivos y convenciones, no sólo deben tomar en cuenta las condiciones del recinto donde tendrá lugar el evento, sino también otros elementos del destino, con el fin de lograr la satisfacción total de los viajeros.

Dada la capacidad del turismo de reuniones de potenciar el flujo de otros segmentos turísticos, resulta vital que tanto los gobiernos municipales como los organizadores de eventos, estén conscientes de los factores que se deben considerar para que los viajeros estén satisfechos con el destino y las actividades que decidan llevar a cabo.

Precisamente, algunos de los elementos que se deben tomar en cuenta para la realización de un evento de negocios — congresos, convenciones, ferias, exposiciones —, son los siguientes:

Oferta hotelera

En la organización de eventos profesionales y de negocios es necesario considerar este renglón: el número de habitaciones, disponibilidad, la existencia de salones para eventos y centros de negocios, la velocidad y cobertura del internet inalámbrico, la cercanía al lugar del evento, la calidad del servicio, etcétera. Entre más cómodos y contentos se encuentren los asistentes al evento, las posibilidades de disfrutar y aprovechar su estancia serán más altas.

Aeropuertos y accesibilidad

No hay que subestimar este factor, puesto que la frecuencia de vuelos, los horarios accesibles, las conexiones y las opciones de transporte público para desplazarse por la ciudad y poder llegar a la terminal aérea pueden incidir directamente en el éxito del evento. Además, cabe subrayar que entre más oferta de vuelos haya, los precios serán más competitivos y, por ende, el destino será aún más atractivo.

Existencia de OCV, Secretaría de Turismo o Módulos de Información

Es bien sabido que estos organismos son importantes para el desarrollo de la industria turística, además de que pueden prestar apoyo e información a los visitantes antes, durante y después de los eventos a los que asisten.

Seguramente tanto organizadores como visitantes tendrán la necesidad de acudir ellos para informarse sobre las ventajas de realizar algún evento en un lugar determinado y los atractivos que ofrece dicho lugar.

Infraestructura necesaria para los eventos

Generalmente se busca que los recintos sean los adecuados para el tipo de evento que se va a realizar y que estén bien equipados para ello. La opción de ampliar o reducir las salas, la conexión de internet inalámbrica, los accesos, la capacidad del lugar y la funcionalidad de las instalaciones son algunos de los aspectos más requeridos al momento de escoger los recintos.

Oferta cultural

Si el destino es una metrópoli cosmopolita, es muy probable que ofrezca una variada propuesta cultural. Muchos turistas buscan destinos que posean una amplia red de teatros, cines, galerías de arte, exposiciones de pintura y foros donde puedan presenciar conciertos, recitales o espectáculos de danza, aprovechando su estancia por motivos de trabajo.

Oferta gastronómica

Es muy común que los turistas aprovechen sus viajes de negocios o reuniones para disfrutar de una buena comida típica o asistir a restaurantes reconocidos, que ofrezcan una gran variedad de platillos internacionales, especialmente si el horario de trabajo no les permite recorrer otros puntos de la ciudad. Por esta razón, la oferta gastronómica no puede pasar inadvertida.

Tiendas

Uno de los atractivos más buscados por los visitantes es la oferta y diversidad de lugares para ir de shopping. Tiendas de ropa, souvenirs, accesorios personales, música regional, librerías, franquicias específicas, comida y artesanía típicas, son algunos de los negocios más concurridos por los turistas de reuniones. Muy pocos se escapan de la tentación de llevar un souvenir a su familia o amigos.

Barrios atractivos

La posibilidad de recorrer las calles de algún barrio y conocer su historia, al igual que las costumbres de la gente que lo habita, es una cuestión de gran interés para ciertos turistas. Los parques, las iglesias, los pequeños cafés y hasta los bares y pubs son sitios perfectos para conocer el corazón de las ciudades y acercarse a su gente. Si el turista de reuniones se enamora de estos lugares, seguramente regresará en otro viaje en plan recreativo.

Seguridad

No sólo se debe tomar en cuenta la seguridad dentro del recinto donde será llevado a cabo el evento organizado y la confiabilidad del personal a cargo del mismo. También es de suma importancia la seguridad pública y la capacidad de reaccionar ante alguna emergencia, accidente o catástrofe natural.

Precio

Al momento de tomar la decisión sobre los destinos para la realización de eventos como congresos y convenciones, los precios son un factor trascendental. Como en la mayoría de los casos se trata de eventos con un gran número de participantes, los organizadores suelen aprovechar al máximo las ofertas y tarifas especiales. Cabe señalar que los precios accesibles es un elemento deseado, pero que la calidad no puede dejarse de lado.

Otras actividades

Si el destino de negocios posee además una buena oferta de diversos servicios médicos, tecnológicos, educativos y científicos, este factor será también atractivo para algunos visitantes que requieran, por ejemplo, realizar algún tratamiento médico, comprar algún gadget que no puedan conseguir en sus lugares de origen o conocer de forma directa los programas de estudios y las instalaciones de algunas instituciones educativas.

Integración de todos los factores

Finalmente, no hay que pasar por alto que aunque en la mayoría de los casos la combinación de todos los factores expuestos es la clave para el éxito de eventos profesionales y de negocios, siempre existirán eventos en los que se tendrá que dar mayor importancia a algún factor determinado, ya sea por el tema que se vaya a tratar, por la cercanía, por los presupuestos, por alguna campaña de promoción exitosa de algún destino específico o simplemente por las preferencias personales de organizadores y asistentes.