Programas de Embajadores para congresos internacionales

Cuando se piensa en la competitividad de un país a largo plazo dentro del mercado de Reuniones, la atracción de congresos internacionales debe ser uno de los componentes de una estrategia integral. Este tipo de eventos es muy diferente a las convenciones corporativas o exposiciones y debe ser atendido con un alto grado de especialización, basado en un lenguaje contextual y de contenido, más que desde el punto de vista transaccional o enfatizando la infraestructura para reuniones.

Nivel de especialización

Las grandes preguntas que un promotor de destino debe contestar son: ¿Cuáles son los factores que inclinan la balanza para que una sede sea seleccionada para albergar un congreso internacional? ¿Quiénes deben integrar el equipo que postule a un país para ser considerado sede? ¿Es un tema de montos en cuanto a inversión? ¿Cómo es el proceso de decisión: ¿Quién decide, cuánto tarda, con cuanta anticipación? Es ahí donde desde hace unos años surgió la excelente idea de conformar un Programa de Embajadores, como equipo promocional extendido de un destino para atraer eventos.

Un Programa de Embajadores, en el contexto de la Industria de Reuniones, es un conjunto de actividades, herramientas y servicios de apoyo diseñado para apoyar a líderes nacionales de diferentes disciplinas a atraer sus Reuniones a un país o ciudad, así como a establecer su legado dado el beneficio que se genera para la comunidad receptora en lo general, y para su gremio en lo particular.*

Un Embajador es una persona cuyo conocimiento, estatura profesional e influencia internacional en su campo de acción, lo vuelven un representante natural de su país o ciudad para trabajar con los miembros de la Industria de Reuniones y atraer eventos conjuntamente.*

Los países y destinos más exitosos en la instrumentación de su Programa de Embajadores son, por ejemplo: Singapur, Irlanda, Polonia, Puerto Rico y Australia. Como destinos individuales resaltan Glasgow, Melbourne, Shanghái y Vancouver (entre otros).* Sé que en algunas ciudades de Latinoamérica cuentan con herramientas comunitarias similares e incluso en Cancún y Monterrey, las “Estrellas de Jade” y “Monterrey a la Carta” son ejemplos de focalización de esfuerzos para asociaciones.

Los beneficios de un Programa de Embajadores:

• Diversificar los destinos dentro de un país que por sus características pueden albergar congresos mundiales.
• Ser más eficientes en las diferentes estrategias de candidaturas por congresos internacionales.
• Construir apoyo político, financiero y operativo para la Industria de Reuniones a través del involucramiento comunitario en diferentes campos de la ciencia, medicina, academia e industria.
• Contar con testimoniales de líderes de la comunidad acerca de las capacidades, atractivos y ventajas de nuestros destinos con respecto a otras sedes en el mundo. Esto es mucho más efectivo viniendo de estos líderes, que cuando las noticias las generan los promotores institucionales.

Vale la pena subrayar que al atraer congresos, también se contribuye en equipo, al avance científico, tecnológico, educativo y comercial de las industrias y disciplinas de un país o destino.

Componentes de un Programa exitoso de Embajadores:

• Análisis financiero en cuanto a la viabilidad de un proyecto de candidatura. Es importante evaluar el nivel de riesgo y competitividad para un congreso determinado.
• Apoyo con las herramientas de mercadeo y comunicación del DMO, a fin de coadyuvar con el éxito de la aventura de postulación.
• Entrenamiento por parte del DMO acerca de las capacidades, infraestructura y ventajas competitivas de destinos (integralmente) y recintos sede. Vale la pena aquí insistir que los tomadores de decisiones seleccionan destinos, no recintos.
• Apoyo en la elaboración de la presentación para la postulación, así como entrenamiento para entrevistas e interacción con medios de comunicación.
• Apoyo institucional a los Embajadores miembros del programa, a fin de que sigan siendo electos en posiciones de influencia internacional, dentro de sus respectivos gremios.
• Asesoría en la selección de un Organizador Profesional de Congresos que empate con la filosofía y necesidades de la asociación-postulación.
• Enlace con otras áreas de los gobiernos para obtener cartas de apoyo e invitaciones a sus contrapartes para elegir a un país como sede.
• Enlace con las representaciones diplomáticas de un país, para apoyar eventos dentro del marco de las postulaciones correspondientes en cualquier parte del mundo.
• Enlace con los destinos en lo específico para temas de visitas de inspección, apoyos locales y material promocional en apoyo a las postulaciones.
• Enlace con prestadores de servicios, líneas aéreas y patrocinadores para obtener apoyos específicos y recíprocos a la hora de postular destinos como sede de Congresos Internacionales.