Una de las decisiones más importantes que debe tomar una persona que piensa organizar un congreso, es elegir la ciudad en donde se llevará a cabo; no solo el recinto, sino el destino en su totalidad. Esta decisión se verá influenciada definitivamente por una gran cantidad de factores. Mencionamos algunos:
- Congreso Regional, Nacional o Internacional
- Número de asistentes
- Tipo de congreso
- ¿Incluye exposición comercial?
- ¿Cuantos metros cuadrados?
- ¿Se requiere de un programa para acompañantes?
- ¿Cuántas sesiones se llevarán a cabo en forma simultánea?
Teniendo respuesta a las preguntas anteriores, se puede elaborar una lista de los destinos con capacidad para alojar al congreso que se está proyectando.
El Organizador Profesional de Congresos (OPC) debe tomar en cuenta lo siguiente:
- En primer lugar, debe contestarse la siguiente pregunta: ¿Existe en el destino un lugar adecuado para llevar a cabo el congreso de las dimensiones y características planteadas? Si no se cumple esta elemental condición, el destino queda descartado. Si cuenta con el lugar entonces pasemos al siguiente inciso.
- Accesibilidad por aire: Si se trata de un congreso regional quizá no sea tan importante la disponibilidad de transporte por vía aérea, ya que asumimos que los congresistas viven en lugares cercanos al de la sede y lo mas probable es que se transporten por tierra; sin embargo, cuando se trata de un congreso nacional y mas aún, de un evento internacional, la accesibilidad por vía aérea cobra destacada importancia.
Este primer factor saca de la contienda a muchos destinos que no tienen las frecuencias de vuelos suficientes o las rutas necesarias para satisfacer la demanda de los posibles congresistas.
- Vías terrestres adecuadas y en buenas condiciones. Tratándose de reuniones regionales o nacionales, este es también un elemento de suma importancia para la decisión del destino. A ello se suma la disponibilidad y frecuencia de los servicios de autobuses de pasajeros. Su carencia o insuficiencia también son determinantes en la decisión.
- Hotelería. ¿Existen suficientes habitaciones para alojar a los congresistas esperados? Hay destinos que reúnen las características anteriores, es decir, recintos con la capacidad necesaria y fácil acceso a la ciudad, sin embargo, no cuentan con el número necesario de cuartos hoteleros para hospedar a los visitantes.
También encontramos el fenómeno inverso; destinos con muchos cuartos y con recintos pequeños. Este factor será importante en la determinación del tamaño del congreso que se puede llevar a cabo en el lugar.
Una vez satisfechos los puntos anteriores pasamos a investigar otros, que aunque menos importantes, son necesarios para tomar una decisión:
- Atractivos turísticos: Aunque el objetivo principal de un congreso es académico, también es importante la convivencia, la cultura, el esparcimiento, la diversión. Un destino sin esos elementos no es un buen lugar para la reunión. Los acompañantes y las familias suelen viajar con los congresistas, sobre todo en periodos vacacionales, y buscan sitios en donde poder entretenerse mientras se llevan a cabo las actividades propias del congreso.
- Costos: El destino puede contar con todo pero ser demasiado caro. A veces este sólo factor evita la asistencia de mucha gente que no tiene los recursos suficientes para pasar unos días en la localidad.
- Seguridad: Existen ciudades que reúnen los requisitos anteriores pero que sufren de cierto grado de inseguridad: robos, asaltos, secuestros, etc. Cuando el destino es conocido por este inconveniente, los posibles congresistas pueden no desear asistir, lo que lo hace un mal lugar para un congreso.
- Eventos concomitantes: No es raro que un destino aloje más de un congreso a la vez, sobretodo tratándose de grandes ciudades. A veces, este factor incomoda a alguno de los eventos, que se siente literalmente “aplastado” por otro u otros. Es importante conocer qué otros congresos o grandes eventos se llevarán a cabo en el lugar antes de tomar la decisión final.
- Transporte local y tráfico: Los grandes congresos, sobretodo los internacionales, requieren de un sistema de transporte efectivo y de buena calidad, para que los congresistas sean movilizados a los diferentes eventos del congreso.
Existen ciudades muy complicadas en este sentido en donde los traslados pueden tomar demasiado tiempo o en donde el transporte público es de mala calidad o insuficiente. Este factor también es determinante en la selección del destino dependiendo del tipo de congreso.
- Servicios para congresos: Aunque la mayor parte de estos se pueden llevar desde otras ciudades, es conveniente que el destino pueda satisfacer las necesidades de servicios audiovisuales, de traducción simultanea, montaje de exposiciones, equipo de computo, elaboración de señalización, entre otros, necesarios para el congreso.
En esto debemos incluir hoy día el acceso de alta velocidad a Internet, ya que gran parte de los eventos académicos que actualmente se llevan a cabo se basan en la transmisión de conferencias o imágenes por este medio.
Cuando el destino satisface los requisitos para que se lleve a cabo el congreso, el Organizador Profesional de Congresos debe enfocarse a seleccionar el recinto mas adecuado.
Son muchos los factores a tomar en cuenta. Menciono los que considero más importantes, tomando en cuenta que por lo general los congresos son eventos mixtos en los que deben coexistir actividades académicas con una exposición comercial, es decir, se requiere que el recinto tenga áreas de convenciones y áreas de exposiciones.
Los centros feriales puros no son adecuados para congresos. Los auditorios no pueden alojar expos. Los recintos para congresos por tanto, deben incluir ambas áreas.
Los elementos a considerar en la selección del recinto son:
- Dimensiones de los espacios
- Número de salas disponibles para llevar a cabo sesiones simultáneas.
- Independencia de controles de iluminación, aire acondicionado y eventualmente, sonido de cada una de las salas.
- Muros sonoacústicos para dividir las áreas.
- Áreas de exposición de tamaño suficiente y cercanas a donde se llevan a cabo las actividades académicas.
- Facilidad de acceso para camiones de carga, autobuses de pasajeros y automóviles particulares.
- Estacionamiento suficiente y de bajo precio para los congresistas.
- Restaurantes en el recinto y en su vecindad.
- Acceso a transporte urbano.
- Servicios adicionales como telefonía, Internet de alta velocidad alámbrico e inalámbrico, centro de negocios, departamento de banquetes.
- Seguridad institucional adecuada.
- Personal capacitado y con experiencia.
- Acceso a servicios de emergencia médica.
- Sistema interno de comunicaciones entre el personal operativo.
- Precios justos.
Con frecuencia, algunos destinos confunden los términos y consideran que un salón de fiestas o un recinto ferial puede ser sede de un congreso. Ello equivale a pensar que en un teatro se puede llevar a cabo una exposición.
Nada hay más erróneo que pretender darle a algo un uso diferente del que tiene. Normalmente nadie duerme en la cocina de su casa ni prepara alimentos en la sala. Lo mismo ocurre en los centros de convenciones. Hay áreas con funciones específicas que no son adecuadas para otras.
Si consideramos los factores enunciados anteriormente y tomamos en cuenta las necesidades específicas del evento, la selección del recinto será más fácil y adecuada, lo cual se traducirá en mejores posibilidades de éxito para la empresa que estaremos llevando a cabo en ese lugar.
